Укажите договор и заказ, подробно опишите нарушение, сформулируйте требование со сроком исполнения, приложите накладные, акт расхождений и расчет суммы. Отправьте претензию способом, который подтверждает доставку, а затем сохраните ответ или доказательство молчания поставщика.
Когда нужна претензия поставщику
Претензия нужна, когда обязательство уже нарушено или товар не соответствует согласованным условиям. Типовые ситуации — просрочка поставки, недопоставка, пересортица, повреждение упаковки, недостатки качества, непередача документов или отказ заменить товар.
Сначала сопоставьте договор, спецификацию, заказ и фактическую приемку. Одно и то же событие может повлечь разные требования: при просрочке — поставку и неустойку, при браке — замену или соразмерное уменьшение цены.
Проверьте, кто указан поставщиком в договоре и счете: группа компаний может использовать несколько юридических лиц. Адресуйте письмо стороне договора, а копию отправьте менеджеру. Если поставка оформлялась через электронную площадку, выгрузите карточку заказа и историю статусов.
До составления претензии определите цель: получить товар, отказаться от него, вернуть деньги или сохранить отношения на новых условиях. Это поможет не смешивать взаимоисключающие просьбы и подобрать доказательства к каждому требованию.
Какие факты зафиксировать
В начале претензии назовите стороны, номер и дату договора, конкретную поставку и контакт ответственного лица. Затем изложите хронологию: дата заказа, согласованный срок, дата фактической передачи и момент обнаружения нарушения.
- для недопоставки — наименование, артикул, количество по документам и фактически полученное количество;
- для брака — внешний дефект, результаты проверки, фото, акт и условия гарантии;
- для просрочки — последний день срока и число дней задержки;
- для документов — перечень непереданных накладных, сертификатов или паспортов.
Избегайте оценок вроде «поставщик постоянно нарушает». В претензии должны остаться проверяемые даты, номера документов и измеримые расхождения.
Сверьте единицы измерения и округление. Ошибка «10 коробок» вместо «10 штук» может изменить цену требования. Для партии с серийными номерами составьте таблицу: номер, дата выпуска, количество, дефект и фотография.
Если нарушение выявил перевозчик, приложите его отметку и укажите, кто отвечал за доставку по условиям договора. Не подменяйте акт приемки односторонней служебной запиской: поясните, кто присутствовал и почему представитель поставщика не подписал документ.
Как сформулировать требования и расчет
Требование должно быть исполнимым. Напишите, что именно просите: допоставить товар, заменить его, устранить недостатки, вернуть цену, уменьшить оплату или уплатить договорную неустойку. Для нескольких нарушений разделите требования по пунктам.
Неустойку считайте по договорной формуле, укажите базу, ставку и период. Если договорной санкции нет, отдельно проверьте возможность процентов по статье 395 ГК РФ. Приложите таблицу расчета: дата начала, дата окончания, сумма обязательства, ставка и итог. Не включайте в сумму неподтвержденные убытки.
Если просите замену, укажите срок передачи новой партии и способ вывоза дефектной. Если требуете возврат, приведите реквизиты и порядок передачи товара обратно. Для уменьшения цены напишите сумму до и после корректировки и основание расчета.
Разделяйте основную сумму, неустойку, проценты и подтвержденные расходы. В конце добавьте просьбу предоставить мотивированный ответ по каждому пункту. Такой формат позволяет понять, что именно поставщик признает или оспаривает.
Срок ответа и порядок отправки
Срок исполнения берите из договора или укажите разумный срок, например 10 рабочих дней, если специальное правило не установлено. Для требований о недостатках товара проверьте гарантийные условия и порядок уведомления.
Направьте претензию на договорный адрес и согласованный электронный канал. Заказное письмо с описью, курьерская доставка, ЭДО или сервис с журналом событий помогают подтвердить содержание и момент получения. Сохраните сам файл, приложения, квитанцию, трек-номер и отчет доставки.
Если письмо возвращено за истечением срока хранения, не выбрасывайте конверт и отметки почты. Проверьте, был ли адрес актуальным по ЕГРЮЛ и договору на дату отправки. При электронном обмене сохраните не только скриншот, но и исходный файл сообщения с заголовками.
Что делать после претензии
Отсчитайте срок от подтвержденного получения. Ответ поставщика сопоставьте с каждым требованием и предложенным сроком. Если контрагент признает долг частично, письменно зафиксируйте, какая часть остается спорной.
При отказе или отсутствии ответа подготовьте доказательства для суда: договор и спецификации, первичные документы, переписку, акт приемки, фото, расчет и подтверждение претензионного порядка. Для арбитражного спора проверьте, требует ли договор или закон обязательную претензию и какой срок ожидания установлен.
До обращения в суд проверьте полномочия подписанта, актуальный адрес ответчика и наличие обеспечительных мер или банкротства. Это не заменяет правовую оценку, но помогает выбрать способ подачи и не потерять срок.
Если стороны договорились о замене или допоставке, оформите результат отдельным документом и укажите, закрывает ли он денежные требования. Устная договоренность менеджера не подтверждает отказ от неустойки или изменение срока.
Мини-пример. По спецификации поставщик должен был передать 100 единиц до 15 ноября, но 18 ноября привез 80. В претензии укажите номер спецификации, дату последнего допустимого дня и фактическую дату приемки. Отдельно напишите: «Прошу допоставить 20 единиц до [дата] и уплатить неустойку за период с 16 по [дата расчета]». Если восемь единиц имеют дефекты, перечислите их серийные номера и заявите замену. Такой разбор не оставляет поставщику возможности ответить общей фразой о «незначительном отклонении».
Перед отправкой проверьте срок исковой давности и специальные сроки уведомления о недостатках. Для скоропортящихся товаров или продукции с гарантией действуют особые правила договора. Если спор касается крупной партии, сохраните образец товара и не уничтожайте упаковку до осмотра. При привлечении эксперта задайте ему конкретные вопросы: соответствие спецификации, причина дефекта, возможность безопасного использования и стоимость устранения.
Для внутренней работы присвойте претензии номер, внесите дату в календарь и назначьте ответственного за контроль ответа. Через день после истечения срока направьте короткое напоминание или зафиксируйте отсутствие ответа служебной запиской. Системная хронология пригодится и в переговорах, и при подготовке процессуальных документов.
Чек-лист
договор, спецификация и заказ
даты и объем фактической поставки
акт расхождений и фото
четкое требование и срок
расчет неустойки или процентов
подтверждение отправки и получения
Вопросы и ответы
Нужно ли направлять претензию при недопоставке?
Если договор или закон устанавливает претензионный порядок, его соблюдение обязательно. Даже когда обязательного порядка нет, письменное требование помогает зафиксировать нарушение и срок исполнения.
Можно ли потребовать одновременно допоставку и деньги?
Требования зависят от нарушения и договора. Не дублируйте компенсацию за один и тот же товар: разделите основное требование, альтернативу и санкции.
Что приложить к претензии о браке?
Акт приемки или экспертизы, фотографии, документы на партию, переписку и расчет расходов. Оригиналы храните у себя, если контрагенту достаточно копий.
Что делать, если поставщик не отвечает?
Сохраните подтверждение получения и подготовьте документы для следующего шага: переговоров, обращения в суд или иного способа защиты, указанного в договоре.
Нормативная база
Ссылки приведены для самостоятельной проверки первоисточников.
Подготовьте документ в Арбитуме
Соберите договор, уведомление или претензию по готовому сценарию.
Открыть конструктор →