Идентификация
Внутренний и внешний номер, вид договора, стороны, ИНН, предмет, подразделение, владелец и связанный проект.
Юристам → договорная работа
Реестр · редакции · обязательства · архивУчёт договоров и контроль исполнения
Превратите набор файлов в управляемый реестр: определите владельца договора, актуальную редакцию, статус согласования и подписания, ключевые обязательства, сроки уведомлений, платежи и закрывающие документы.
Система учёта не исправляет юридические пробелы договора: содержание, полномочия и риски проверяются отдельно
Что включить в реестр договоров
Поля должны отвечать на рабочие вопросы, а не просто повторять титульный лист. Для каждого значения определите источник, ответственного и правило обновления.
Версия и подписание
Статус согласования, номер редакции, дата финального текста, подписанты, полномочия, способ и дата подписания.
Срок действия
Начало, окончание, автопродление, окно отказа, дата уведомления, основания досрочного прекращения и ответственный.
Деньги
Цена, валюта, график платежей, аванс, лимит, индексация, НДС, обеспечения, неустойка и условие оплаты.
Исполнение
Поставки, этапы, акты, отчёты, заявки, спецификации, SLA, претензии, задолженность и закрывающие документы.
Хранение
Ссылка на оригинал и приложения, связанные допсоглашения, история изменений, доступы, срок архива и основание удаления.
Жизненный цикл договора
До подписания
- зарегистрировать запрос и владельца;
- проверить контрагента и полномочия;
- согласовать существенные условия;
- зафиксировать финальную редакцию;
- подтвердить способ подписания.
После подписания
- перенести обязательства и сроки;
- настроить контроль уведомлений;
- связать акты, платежи и претензии;
- учесть каждое допсоглашение;
- закрыть или продлить договор осознанно.
Критическая дата. Срок действия и срок уведомления об отказе от продления — разные поля. Если хранить только дату окончания, организация может пропустить окно выхода и получить новый период обязательств.
Как использовать Арбитум в договорном контуре
Подготовка
Соберите условия по профессиональному сценарию и отделите переменные сделки от стандартных положений.
Проверка
До подписания проверьте взаимосвязь срока, оплаты, приёмки, ответственности, расторжения и приложений.
Контрагент
Свяжите карточку договора с проверенными идентификационными данными и риск-индикаторами стороны.
Подписание
Зафиксируйте согласованную редакцию, способ идентификации подписанта и доказательства обмена документами.
Изменения
Проверяйте значимые изменения по стороне сделки отдельно от договорных сроков и внутренних задач.
Нарушение
Из карточки исполнения перенесите договор, обязательство, просрочку, расчёт и приложения в претензию.
Право, доступ и электронная форма
Электронный реестр не заменяет проверку письменной формы и подписи. По статьям 160 и 434 ГК РФ электронные средства могут обеспечивать письменную форму при соблюдении условий воспроизводимости содержания и достоверного определения лица. Для персональных данных установите цели, основания, доступы и меры защиты.
Частые вопросы
Нужен ли отдельный номер для каждой редакции?
Используйте единое правило версий, чтобы отличать черновик, согласованный текст и подписанный оригинал. В реестре должна быть только одна явно обозначенная актуальная версия.
Что контролировать кроме окончания срока?
Окно отказа от продления, платежи, поставки, акты, отчёты, страхование, гарантии, обеспечения, претензионные сроки и обязанности направить уведомление.
Кто отвечает за карточку договора?
Назначьте владельца процесса и владельцев отдельных обязательств. Юридическая служба не всегда должна подтверждать фактическую поставку или оплату, но правила эскалации должны быть едиными.
Свяжите договор с его исполнением
Редакция, сторона, обязательство, дата, ответственный и подтверждающий документ.