Какие документы можно подписывать электронной подписью

Простая электронная подпись (ПЭП) подходит для большинства договоров между сторонами, но не для всех документов. Разбираемся, что можно подписать онлайн, а что требует нотариуса или регистрации в госоргане.

Что такое простая электронная подпись

Простая электронная подпись (ПЭП) — это подтверждение того, что документ подписали именно вы: с помощью кода из SMS или письма на e-mail. По статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» документ, подписанный ПЭП, равнозначен бумажному с собственноручной подписью, если выполнены два условия:

1. стороны согласились использовать ПЭП (в Арбитуме это закреплено Регламентом, с которым соглашается каждый подписант);
2. закон не требует для этого документа иной формы — нотариальной, государственной регистрации или усиленной квалифицированной подписи (КЭП).

На чём основана юридическая сила ПЭП

Закон выделяет три вида электронной подписи (ст. 5 № 63-ФЗ): простую (ПЭП), усиленную неквалифицированную (НЭП) и усиленную квалифицированную (КЭП). ПЭП — базовый уровень: она подтверждает, что документ исходит от конкретного лица, с помощью кода из SMS или письма на e-mail.

Документ, подписанный ПЭП, признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью в случаях, установленных законом или соглашением сторон (ч. 2 ст. 6 № 63-ФЗ). При этом соглашение должно отвечать требованиям статьи 9 закона — содержать правила определения подписавшего лица по его подписи и закреплять обязанность хранить ключ подписи (доступ к почте и телефону) в тайне. В Арбитуме такое соглашение заключается автоматически: при подписании каждая сторона соглашается с Регламентом ПЭП, который этим требованиям соответствует.

Что можно подписывать через ПЭП

Документы в простой письменной форме между организациями, ИП и физическими лицами, когда стороны согласовали электронное подписание:

• договоры поставки, оказания услуг, подряда, выполнения работ;
• договоры аренды движимого имущества (оборудование, техника) и аренды недвижимости на срок менее одного года;
• договоры займа, цессии (уступки права), хранения, агентские, комиссии;
• дополнительные соглашения, спецификации, акты (приёмки, сверки), приложения к договорам;
• рамочные и сервисные договоры, NDA (соглашения о конфиденциальности);
• большинство коммерческих договоров B2B.

Что нельзя — нужна другая форма

1. Сделки с недвижимостью

Купля-продажа, дарение, мена, ипотека, долгосрочная (от одного года) аренда требуют государственной регистрации в Росреестре, который простую электронную подпись не принимает. Более того, договор продажи недвижимости должен быть заключён единым письменным документом, подписанным сторонами (ст. 550 ГК РФ): судебная практика признаёт такой договор, заключённый простым обменом электронными документами, недействительным. Для сделок с недвижимостью нужна квалифицированная подпись либо оформление через нотариуса или МФЦ.

2. Сделки с автомобилями — с осторожностью

Сам договор купли-продажи автомобиля закон допускает в простой письменной форме. Но для регистрации в ГИБДД на практике требуется бумажный экземпляр с собственноручными подписями сторон (или подача через Госуслуги с квалифицированной подписью). Электронный договор с ПЭП ГИБДД может не принять. Используйте ПЭП для автомобиля, только если уверены, что регистрирующий орган его примет.

3. Сделки, требующие нотариального удостоверения

Действительны только через нотариуса:

• отчуждение доли в ООО;
• брачный договор, соглашение о разделе имущества супругов;
• соглашение об уплате алиментов;
• рента и пожизненное содержание;
• сделки по распоряжению имуществом подопечного.

4. Завещания

Составляются только в нотариальной форме.

5. Документы для госорганов, где нужна квалифицированная подпись (КЭП)

• налоговая и бухгалтерская отчётность;
• регистрационные заявления в ФНС (Р13014, Р11001 и другие);
• госзакупки (44-ФЗ, 223-ФЗ);
• подача документов в арбитражный суд через «Мой арбитр».

6. Трудовые договоры

Электронное подписание в трудовых отношениях регулируется отдельно (ст. 22.1–22.3 ТК РФ) — через систему кадрового электронного документооборота работодателя или платформу «Работа в России».

Как сделать подпись устойчивой к оспариванию

Сама по себе ПЭП — наиболее уязвимый вид подписи. Судебная практика 2024–2025 годов показывает: договоры, подписанные ПЭП, иногда признают недействительными, когда невозможно доказать, что подпись поставил именно тот человек, либо когда к коду подтверждения мог получить доступ кто-то посторонний. Чтобы подпись уверенно выдержала спор, важно следующее:

• Подтверждение по SMS. Код на мобильный телефон сильнее доказывает личность подписавшего, чем код на e-mail. В Арбитуме это включается одной галочкой при отправке — для значимых договоров рекомендуем использовать.
• Протокол подписания. Арбитум фиксирует в протоколе дату, время, IP-адрес и устройство каждого действия, факт подтверждения по SMS, а также хеш-сумму документа (SHA-256), которая подтверждает, что текст после подписания не менялся. Этот протокол — основное доказательство в случае спора.
• Согласованная процедура. Юридическая сила ПЭП держится на соглашении сторон (ст. 9 № 63-ФЗ). В Арбитуме обе стороны соглашаются с Регламентом ПЭП до подписания — это и есть требуемое законом соглашение.
• Реальные контакты. Указывайте телефон и e-mail, которые действительно принадлежат подписанту и находятся под его контролем, — это прямо влияет на доказуемость подписи.

Документ, подписанный ПЭП, суд принимает как письменное доказательство (ч. 3 ст. 75 АПК РФ). Важно не путать: подать сам иск в арбитражный суд через «Мой арбитр» можно только с квалифицированной подписью (КЭП), но приложить к делу договор, подписанный ПЭП, и ссылаться на него как на доказательство — можно.

Материал носит справочный характер и не является юридической консультацией. Перед подписанием значимых документов проверьте требования к форме сделки для вашего случая.